CAPACITAÇÃO:  SUMARIZAÇÃO

Redução de texto

Possibilidades para aumentar a produtividade da leitura e utilizar melhor o espaço

Uma mesma idéia pode ser representada de várias maneiras diferentes. Se em formato textual, também pode haver várias opções. Em mapas mentais, usar representações mais curtas é interessante tanto para facilitar a leitura quanto para reduzir as dimensões do mapa mental. Este artigo descreve e exemplifica várias possibilidades para essa redução.

Nota: Os mapas mentais que ilustram esta matéria têm finalidades didáticas e não constituem necessariamente exemplos de bons mapas mentais.

 

Por Virgílio Vasconcelos Vilela

Desenvolvedor do EasyMapper - Editor e webmaster dos sites www.MapasMentais.com.br,  www.MindMapShop.com.br, www.Possibilidades.com.br - Autor do e-livro Modelos e Métodos para Usar Mapas Mentais.

Contato: virgiliovv@uol.com.br

 

Introdução

Eliminação

Substituição

Quando reduzir - ou não

Sumário

Síntese

Indo além

Introdução

Caso 1

Uma escola particular de São Paulo ia por uma placa de 6x2 metros em sua fachada. Do lado direito, em destaque, a mensagem

“Participe de uma palestra gratuita”

Após, vinha um número de telefone.

Considere que a mensagem fosse grafada como:

“Palestra gratuita”

A retirada de “participe de uma” implicou em perda de significado? Neste caso a redução é particularmente importante, porque o público-alvo principal da placa era de motoristas, e ter três palavras a mais no início pode significar que muitos motoristas não conseguirão ler toda a mensagem.

Caso 2

Uma frase no início de um filme de TV por assinatura dizia:

“Pode ser usado Dolby se estiver disponível”.

Considere se haveria perda de significado se a frase fosse:

“Pode ser usado Dolby se disponível”.

E se fosse:

“Dolby disponível”?

Esses são exemplos de situações em que a representação em palavras de algo pôde ser reduzida sem perda de representatividade. Isso se aplica também a mapas mentais. Observe o mapa mental a seguir; note quantas vezes é repetido o termo “caso de uso”.

O tamanho da representação, medido pela quantidade de palavras e pelas dimensões do texto em si, é importante, porque:

- Quanto maior o texto, maior o tempo de leitura.

- Quanto maior o texto, mais espaço será ocupado. Isto pode aumentar as dimensões do mapa mental, o que por sua vez pode impactar a diagramação: alguns milímetros a mais podem aumentar a quantidade de páginas impressas ou fazer com que o mapa mental não caiba em um slide. E se você reduzir o tamanho das fontes, o texto pode ficar ilegível.

Como tantas outras coisas, a importância desses detalhes é contextual, isto é, em algumas situações será irrelevante e em outras será crítica. Quanto mais mapas mentais você faz, maior a chance de que aconteça. E quanto acontecer, será melhor que você tenha boas opções para lidar com a questão.

O objetivo deste artigo é mostrar opções para redução de texto sem perda de representatividade.

Eliminação

Como no exemplo acima sobre Dolby disponível, em muitos casos será possível reduzir o texto simplesmente pela remoção de palavras. Os candidatos mais imediatos são artigos e preposições. Outras possibilidades envolvem palavras repetidas e termos que podem ficar implícitos.

Note que o que permite a eliminação de certos elementos lingüísticos é o fato de que o estilo do texto de mapas mentais é diferente do estilo dos textos discursivos: em mapas mentais busca-se a síntese, a concisão, a representação da mensagem com a menor quantidade possível de símbolos.

Artigos e preposições

"Motivou a construção de Tucuruí" -> "Motivou construção de Tucuruí"

"Avaliar os resultados" -> "Avaliar resultados"

"As fronteiras do sistema" -> "fronteiras do sistema"

Um exemplo mais amplo. No lado esquerdo temos um trecho de um mapa mental. Do lado direito, o mesmo trecho as preposições eliminadas. Avalie se houve perda de significado.

Termos repetidos

"O que será tratado pelo sistema e o que será tratado fora dele" -> "O que será tratado pelo sistema e fora dele"

"Extrair o comportamento dos casos de uso que precisam ser considerados casos de uso abstratos" -> "Extrair o comportamento dos casos de uso que precisam ser considerados abstratos"

Termos que podem ficar implícitos

"Produção de alumínio é feita por eletrólise" -> "Produção de alumínio por eletrólise"

"Motivou construção de Tucuruí" -> "Motivou Tucuruí"

Termos redundantes

Uma das características de mapas mentais é que um tópico define um contexto de compreensão de seus subtópicos. Por exemplo, se um tópico "Contas" tem o subtópico "telefone", fica implícito que "telefone" representa uma conta de telefone. Essa é inclusive uma das formas de sintetizar as representações. Repetir idéias já implícitas no contexto é aumentar o texto desnecessariamente.

Veja no mapa mental abaixo que o tópico central define que o contexto do mapa mental é "detalhamento de casos de uso". Agora note quantas vezes o termos "caso de uso" foi usado nos subtópicos. Todas as ocorrências de "caso de uso" nos subtópicos podem ser removidas.

Pontuação e outros sinais

Não há necessidade de se usar pontos finais em tópicos, porque a formatação do tópico indica seus limites. Eventualmente nem será proposital; o ponto estará ali a partir da cópia do texto de outro documento. Mas a pontuação estará ocupando espaço e uma rápida revisão garante sua ausência..

Também hífens e marcadores, comumente usados em slides, não são necessários em um mapa mental, por razão semelhante: os tópicos são bem definidos no espaço e isso caracteriza a estrutura das idéias representadas no mapa mental.

Por exemplo, compare os dois mapas mentais abaixo e veja se você nota algum diferencial positivo de se usar pontuação:

 

Certos sinais não poderão ser excluídos sem perda de significado, como exclamação e interrogação no final do texto ou ponto-e-vírgula no meio. A afirmação já contém o critério: se houver perda de significado, melhor preservar.

Por vezes usamos sinais para definir o tipo de informação, como "exemplos entre aspas". Isso evita um nível de tópicos adicional chamado de "Exemplos". Em alguns casos pode-se deixar para o leitor apreender sozinho o tipo de informação e retirar as aspas. No mapa mental se sumário deste artigo (abaixo) foi aplicado este critério; você pode avaliar por ele se houve algum impacto relevante.

A propósito, o EasyMapper tem um recurso para remover pontuação automaticamente (menu Ferramentas/Limpar texto).

Quando não eliminar pode ser a melhor opção

Uma regra é algo genérico. Algumas vezes, aplicar uma regra automaticamente, sem levar em conta as peculiaridades do contexto, pode resultar em inadequação ou desvantagem. Por exemplo, convém obedecer aos semáforos, isso é parte da organização do trânsito e nâo observar essa regra pode resultar em problemas. Mas  parar em um sinal vermelho às 3 da manhã, com boa visibilidade e sem pedestres ou veículos à vista não só não traz vantagens como pode envolver riscos.

Isso se aplica à eliminação de termos. Veja que nos exemplos abaixo houve algumas eliminações:

"capacidade escolha"

"traços personalidade"

"medo assumir controle da vida"

"dono verdade"

A melhor diretriz aqui é: se o leitor tiver que fazer alguma parada no fluxo de leitura para entender o texto, melhor não eliminar. Ou seja, a aplicação da regra depende do público-alvo, seja de outras pessoas, seja você mesmo no futuro.

Substituição

Não há uma só maneira de representar uma idéia, fato indicado por exemplo pelos sinônimos. Veja aqui opções de redução de texto pela sua substituição por sinônimos ou termos equivalentes - menores, é claro.

Sinônimos

Uma maneira de reduzir o texto é trocar um termo por um sinônimo menor. Por exemplo, para descrever uma pessoa que costumeiramente fala a verdade; veja algumas possibilidades:

verdadeira, franca, sincera, honesta, autêntica

Talvez você ache mais alguma. Outros exemplos:

mas, porém, entretanto, todavia, no entanto, contudo

acontecimento, evento, fato, ocorrência, ocorrido

estratégia, tática

enxergar, ver

objetivo, propósito, intenção, querer, vontade, pretensão

palavra, termo, vocábulo

precisar, dever, necessitar, ter que

fundamentos, bases

Em alguns casos os significados são próximos, e a possibilidade de substituição dependerá do contexto.

Note que o discurso tradicional por vezes requer que evitemos a repetição de palavras por motivos estilísticos. Por exemplo, se você em um texto conclui muito, vai usar "portanto" aqui, "assim" ali e"desta forma"acolá. Mas em mapas mentais em geral a precisão da comunicação e a produtividade da leitura são mais importantes que o estilo, e ninguém vai julgar eventuais repetições.

Termos equivalentes

Certas expressões podem ser substituídas por equivalentes menores:

- "de acordo com" -> "conforme"

- "quais problemas precisam ser resolvidos -> "problemas a serem resolvidos" -.> "problemas a resolver"

- "passar por" (mudança) -> "sofrer"

- "obter acesso" -> "acessar"

- "formular a descrição" -> "descrever"

Abreviações e abreviaturas

Abreviaturas podem ajudar bastante na economia de espaço, desde que usadas com critério e levando-se em conta o perfil do leitor. Mesmo se o mapa mental é somente para uso pessoal, considere que você pode estar lendo-o após várias semanas ou meses, e o contexto original de pensamento pode não estar mais disponível, isto, é você pode já ter se esquecido de várias coisas necessárias para compreender o que escreveu. Opções dentro desta linha:

Abreviaturas de uso comum

OK

TV

Refri

FHC

Abreviaturas não-ambíguas no contexto

Se você está em um meio cultural bem definido, pode usar abreviaturas típicas do meio com segurança, como as abaixo..

MM (contexto de mapas mentais)

CF, DL, MP (Constituição Federal, Decreto-lei, Medida Provisória no contexto de Direito)

UC (de "use case" - caso de uso no contexto de análise de sistemas)

Abreviaturas informais

Outra opção para melhorar a produtividade da edição e ganhar espaço é usar abreviaturas informais, como as abaixo, que lembram a linguagem dos bate-papos da internet.

q - que

pq - porque

p/ - para

s/ - sem

+ - mais

2+ - dois ou mais

vc - você

$ - dinheiro

ñ - não

Abreviaturas possivelmente arriscadas

e.g. ("exempli gratia" - por exemplo)

PDV (Plano de Demissão Voluntária) - tem outros nomes e siglas em outros contextos.

Iniciais de pessoa, como PFS (Paula Fernandes de Souza).

 O uso indiscriminado e sem critério de abreviações pode dificultar a leitura; quando o leitor não apreende o significado no ritmo normal de leitura, ele é obrigado a dedicar um tempo adicional para achar o significado. Por exemplo, note a pausa que você faz para entender o texto abaixo:

"Falar descontrol."

Se isso ocorrer com freqüência, a experiência de quem lê será de uma leitura truncada, que não flui. Veja quantas dessas interrupções no fluxo de leitura você tem que fazer para ler o seguinte mapa mental:

 

Um outro aspecto é a consistência: se uma abreviatura for usada, melhor que o seja usada em todas as oportunidades, sob pena de dar margem a dúvidas quanto aos significados. Veja por exemplo que no mapa mental acima que em um tópico é usado "sem" e em outro "s/". Também duas palavras foram abreviadas duas vezes cada uma, de maneiras diferentes (bem, temos quase certeza de que se referem às mesmas palavras):

- "ex" e "exc" no ramo superior (parecem significar "exercício").

- "Partic." e "Partc." no último ramo

 

Entre parênteses: os americanos usam algumas abreviaturas muito práticas, como ASAP (as soon as possible - tão rapidamente quanto possível) e ETA (Estimated Time to Arrival - tempo estimado para a chegada). Para certos públicos, usar tais abreviaturas será conveniente, para outros impraticável e até arriscado. Bem, você ainda tem a opção de tentar introduzir tais siglas na cultura local, como "TRQP" (Tão Rapidamente Quanto Possível).

Quando reduzir - ou não

Tudo que escrevemos é símbolo, que será interpretado quando lido. Certos símbolos têm mais de um significado, como "peça" ou "organização", e nesse caso o leitor precisará recorrer ao contexto para descobrir qual é o significado. Por exemplo, o que alguém quer dizer com "minha organização"?

Há um tempo entre a leitura e a compreensão do símbolo, que depende daquele símbolo estar bem instalado na mente do leitor e com seu significado rapidamente acessível. Quando mais acostumado o leitor estiver com o símbolo, mais rapidamente irá interpretá-lo. Se houver muitos símbolos ao qual o leitor não está acostumado, o tempo que ele gastará na interpretação será significativo.

Assim, você pode usar como critério geral o público-alvo e seus conhecimentos. Se o público for apenas você mesmo, você terá mais opções para reduzir o texto. Se houver outros possíveis públicos, os riscos ao reduzir serão maiores. Claro, sem mencionar o risco de você fazer um mapa mental para uso pessoal e depois descobrir que ele será usado por outras pessoas.

Sumário

Síntese

Sintetizamos o conteúdo descrito acima como uma diretriz, que consideramos que é algo que deve ser praticado por todo mapeador mental, e não só no contexto de mapas mentais.

"Se uma idéia será representada como linguagem, buscar a menor quantidade possível de palavras"

Indo além

Várias das possibilidades apresentadas naturalmente podem ser aplicadas a falas, tanto as que você escuta quanto as que você emite.

Os resultados de reduzir a representação lingüística de idéias podem extrapolar a simples otimização. Por exemplo, um slogan pintado em um carro de empresa dizia:

"Total preocupação com o seu bem-estar dentro e fora de casa"

Considere que o slogan fosse:

"Seu bem-estar dentro e fora de casa"

No nosso entendimento, além da mensagem ter ficado mais curta e assim mais adequada para um slogan, ficou melhor no sentido de que o leitor, ao interpretar o texto, não terá pensamentos envolvendo "preocupação", muito menos "total", apenas bem-estar.

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